Aproape orice firmă cu care discutăm spune că „are backup”. Mai puține pot spune când au restaurat ultima dată un fișier din el, cât a durat și cine a făcut-o. Diferența contează abia în ziua în care serverul nu mai pornește, un laptop e furat sau cineva deschide un atașament care criptează folderele partajate. Articolul acesta nu mai explică de ce ai nevoie de backup. Arată cum verifici că backupul pe care îl ai te scoate cu adevărat din încurcătură.

Problema reală: backupul „verde” care nu se poate restaura

Un scenariu pe care îl întâlnim des, în variante diferite: un birou de contabilitate cu opt oameni ține dosarele clienților și baza de date a programului de contabilitate pe un NAS. Cineva a configurat acum câțiva ani o copiere automată pe un hard disk extern, conectat permanent la NAS. Aplicația de backup arată o bifă verde. Într-o luni dimineață, NAS-ul nu mai răspunde. Pe discul extern se găsește doar o copie veche de câteva luni: între timp datele s-au mutat într-un folder nou, iar sarcina de backup copia în continuare structura veche. Nimeni nu observase, pentru că nimeni nu încercase vreodată să recupereze ceva.

La o firmă mare, scenariul arată altfel, dar mecanismul e același. Joburile de backup ale serverelor rulează, iar rapoartele ajung pe e-mail într-un folder pe care nu-l mai citește nimeni. Restaurarea unei mașini virtuale întregi n-a fost încercată niciodată. Când e nevoie de ea, se descoperă că lipsește parola de criptare a backupului, că licența software-ului a expirat sau că restaurarea durează o zi întreagă, nu o oră, cum își imagina conducerea.

De ce un backup care „rulează” nu e neapărat un backup bun

  • Copiază ce nu trebuie. Datele s-au mutat în alt folder, pe alt server sau în cloud, dar setările backupului au rămas pe vechile căi.
  • Stă în același loc cu originalul. Un disc USB conectat permanent sau un folder de rețea mapat pe calculatoare poate fi criptat de ransomware odată cu datele.
  • Sincronizarea e confundată cu backupul. OneDrive, Google Drive sau Dropbox sincronizează și ștergerile, și fișierele criptate. Au istoric de versiuni și coș de reciclare, dar cu limite de timp și reguli pe care puțini le cunosc.
  • Nu acoperă corect aplicațiile. O bază de date copiată ca simplu fișier în timp ce programul rulează poate ieși inutilizabilă la restaurare. Programele de contabilitate, gestiune sau ERP au de regulă propria procedură de salvare.
  • Nimeni nu știe cum se restaurează. Omul care l-a configurat a plecat, iar parola sau cheia de criptare o știa doar el.

Testul de restaurare: ce înseamnă concret

Un test de restaurare înseamnă să alegi niște date, să le recuperezi din backup într-un loc separat și să verifici că se deschid și sunt complete. Nu trebuie să oprești activitatea și nici să suprascrii datele de lucru.

Pentru un birou mic, fără om de IT

  • Alege trei fișiere: un document Word recent, un Excel de luna trecută și un fișier dintr-un folder pe care îl deschideți rar.
  • Restaurează-le din backup într-un folder nou, de exemplu „Test restaurare” pe desktop, nu peste originale.
  • Deschide-le și uită-te la data ultimei modificări. Este cea la care te așteptai?
  • Notează pe o foaie sau într-un e-mail către tine: data testului, ce ai restaurat, de unde, cât a durat și dacă a mers.
  • Dacă folosiți un program de contabilitate sau gestiune, cereți furnizorului sau firmei care vă face mentenanța să vă arate cum se restaurează o salvare a bazei de date pe alt calculator.

Pentru o firmă cu zeci sau sute de calculatoare

  • Stabilește un calendar: restaurări de fișiere lunar și restaurarea completă a unui server sau a unei mașini virtuale de cel puțin una-două ori pe an, într-un mediu izolat.
  • Cronometrează restaurarea și compar-o cu timpul cât își permite firma să stea. Dacă departamentul financiar nu poate lucra mai mult de jumătate de zi, iar restaurarea serverului durează două zile, aveți o problemă de planificare, nu de tehnologie.
  • Verifică și cât se pierde. Dacă backupul se face noaptea, o defecțiune la ora 17 înseamnă o zi de lucru refăcută. E acceptabil pentru toate departamentele?
  • Include în test și Microsoft 365 sau Google Workspace: căsuțe de e-mail, SharePoint, Teams. Și datele din cloud au nevoie de un plan de recuperare.
  • Documentează pașii astfel încât să-i poată urma și altcineva decât administratorul obișnuit.

Ce poți verifica singur săptămâna asta

  • Unde este ultima copie de backup și care e data ei exactă? Nu „aseară, probabil”, ci data pe care ai văzut-o cu ochii tăi.
  • Există cel puțin o copie care nu e conectată permanent la rețea sau care nu poate fi ștearsă ori modificată de pe calculatoarele din birou?
  • Există o copie în afara biroului, în cloud sau în altă locație, pentru cazul unui incendiu, al unei inundații sau al unui furt?
  • Cine primește alertele când backupul eșuează și când le-a citit ultima dată?
  • Unde sunt notate parolele și cheile de criptare ale backupului și cine ajunge la ele dacă administratorul lipsește?
  • Laptopurile sunt incluse în backup sau doar serverul? Mulți oameni își țin fișierele pe desktop, local, fără să știe că acolo nu le salvează nimeni.

Regula 3-2-1, recomandată de mult timp în domeniu, e un reper bun: trei copii ale datelor, pe două tipuri diferite de suport, dintre care una în afara locației. Variantele mai noi ale regulii adaugă o copie offline sau imuabilă, care nu poate fi modificată, și cerința ca restaurarea să fie verificată.

Greșeli frecvente

  • Testul se face o singură dată, la instalare. Infrastructura se schimbă, iar backupul rămâne în urmă.
  • Se restaurează peste date bune. Un test făcut în grabă peste folderul original poate strica exact ce voiai să protejezi.
  • Se presupune că furnizorul de cloud face backup. Furnizorii garantează de regulă disponibilitatea serviciului, nu și recuperarea unui fișier șters din greșeală acum șase luni. Citiți ce prevede abonamentul vostru.
  • Backupul rulează pe un sistem neactualizat. Un server vechi sau un calculator cu Windows 10, care nu mai primește actualizări de securitate gratuite din octombrie 2025, nu e locul potrivit pentru copia care trebuie să reziste unui atac.
  • Se uită de datele personale. Backupurile conțin aceleași date ca originalul, deci obligațiile din GDPR se aplică și lor: acces restricționat, criptare, păstrare limitată în timp.

Când merită chemat un specialist

  • Testul de restaurare a eșuat sau nu știți cum să-l faceți.
  • Nu puteți spune clar unde sunt copiile și cât de vechi sunt.
  • Ați avut un incident de securitate, chiar și unul aparent minor, și nu sunteți siguri că backupurile sunt curate.
  • Firma a crescut, s-a mutat sau a trecut la cloud, dar backupul a rămas configurat ca acum câțiva ani.
  • Trebuie să puteți restaura servere întregi sau baze de date într-un timp stabilit și vreți să știți dacă e realist.

Un specialist nu trebuie neapărat să vă vândă un sistem nou. De multe ori, primul pas util e un test de restaurare făcut împreună și o pagină cu pașii scriși, pe care o poate urma oricine din firmă.

Dacă vreți să verificați împreună că backupul vostru funcționează, SGA IT Services vă poate ajuta; ne găsiți la contact.